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内容が伝わるメールの鉄則

1  1センテンス  1ミーニング

 メールでは長い文章は読みにくい。一つの文章に一つの内容だけを書くようにし、段落の後は1行空けて、見やすくすること。

2  1文は30字を目安にする

 文章が長いと内容も散漫になりがちだ。格式ばった表現や無駄な修飾語、必要のない接続詞などは極力使わずに、短い文に徹する。

× 弊社としては
○ 弊社は

3  用件は先に書けば、理解がしやすい

 依頼のメールなのか、謝罪のメールなのか、用件を先に書くのが、相手の理解を早める秘訣。詳細は次の段落で書けばよい。

4  曖昧な表現はトラブルのもと

 「早めに」「いくつか」など、曖昧な表現を使うのはメールでは厳禁。日時や時間、数量をはっきり書かないと相手も当惑する。

× 今週中
○ 金曜日の17時まで

5  間違いやすい敬語

 「おっしゃる」を「おっしゃられる」と書くなど、二重敬語はよくやりがち。敬語が苦手な人は、丁寧語だけに絞るのが無難だ。


【敬語は丁寧語だけでもOK】
△ 山田さんからメールが参りました
○ 山田さんからメールが来ました


【うっかり敬語】
× ご利用できません
○ ご利用になれません


【敬称】
× 株式会社○○御中 田中様
○ 株式会社○○ 田中様


【二重敬語】
× お聞きになられる
○ お聞きになる

6  言葉の重複(重言)を避ける

 「まず始めに」「一番最後に」など、何気なく使いながら実は間違いなのが、言葉の重複。繰り返し使うと常識がないと思われる。

× お体、ご自愛ください
○ ご自愛ください(「自愛」は体を大切にすること)

× あとで後悔する
○ ご後悔する/あとで悔やむ

7  使うとまずい言葉

 メールの慣用句には、相手により失礼に当たる言葉が意外に多い。「了解」は「いたしました」を付けても目上の人には使えない。


【ら抜き言葉は子どもっぽい】
× 食べれます
○ 食べられます/召し上がれます


【ネガティブワードを使わない】
× できません
○ 難しい状況です/~でしたらできます


【慣用句】
× (目上の人に)了解しました
○ 承知しました/かしこまりました

8  好感度を上げる言葉

 「取り急ぎ」は慌てている印象を与えてマイナス。丁寧な結びの言葉や追伸で、細やかな心遣いを相手に伝えるようにする。


【結びや追伸】
× 以上
△ 取り急ぎ、ご報告まで
○ ご不明な点がありましたら、お問い合わせください
○ 追伸
 今日は寒いですね。
 風邪が流行していますからご自愛ください


【対面で使うかどうか考えて言葉を選ぶ】
× (文中に)△△様(丁寧すぎて逆効果)
○ △△さん



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